当人们发现我们无纸化时，我们会遇到的十大问题

如果你曾想过要抛弃杂乱的纸张，走向数字化，但又紧张不安，那么这篇文章适合你！了解如何决定保留哪些文件和丢弃哪些文件，实现无纸化需要什么技术，如何确保文件的安全和备份，等等！

唐尼和我已经“无纸化”十多年了。当我说“无纸化”时，我的意思是我们扫描所有重要的文件和文件，并在一个名为Evernote的应用程序中数字化地组织它们，而不是维护一个物理文件柜。

过去10年来，无纸化技术有了巨大的进步，人们越来越习惯于数字化。但当人们发现我们家里几乎没有任何文书工作时，我们仍然会收到大量的问题！

现在我们正在研究一门新课程，简单无纸化，我们在这里教授逐步清除纸张杂物和设置数字文件柜的过程。因此，在1月份正式发布之前，我们希望确保解决一些关于无纸化的最常见问题。这真的不像最初看起来的那么吓人！

我们将讨论的无纸化问题的主题

我们收到的无纸化问题通常分为五个主要类别之一。我们一定会涉及所有类别！只需单击下面的链接即可直接跳到帖子中的任何类别。

• 保持与投掷
• 技术
• 印象笔记
• 税
• 安全

既然唐尼是我们家真正的无纸大师，我就让他来做大部分的回答！他来了。。。

保持与投掷

1.我家里有这么多纸，简直让人喘不过气来。我从哪里开始呢？

我完全理解这种被压倒的感觉。相信我，你不是唯一有这种感觉的人。我们自己的无纸化之旅实际上开始了，因为我们被文件柜和杂乱无章的文件压得喘不过气来，以至于我们完全避开了家里的办公室！

好消息是，即使你有很多纸要处理，你没有那么多的无纸化对你来说是不可能的。事实上，我们建议你在开始的时候甚至不要担心你目前的纸质文件。

我们教学的系统简单无纸化是独一无二的，因为我们遍历了所有的技术细节和工作流程，你实施了策略吗前进第一

我们发现，选择一个日期，在沙地上划出一条线，并承诺从那天起实现无纸化是很重要的。一旦这个过程感觉像是第二天性，那么，也只有到那时，我们才有理由回去处理多年来积累的堆积如山的纸张。

大清洗

一旦我们养成了扫描和整理当前文件的习惯，然后我们经历了一个系统的过程，我们称之为“大清洗”，在这个过程中，我们处理过去积累的文件。

我们将这个过程分解成更易于管理的部分，这样就很容易弄清楚什么是可以回收的，什么是应该扫描然后再回收的，然后——在极少数情况下——应该保留哪些纸张。

这种“我甚至不知道从哪里开始”的感觉是一种难以克服的阻力。但完全有可能克服心理障碍，找到摆脱杂乱的纸张和无纸化生活带来的自由!简单无纸化逐步完成整个过程。

2.你留着吗任何物理纸吗?像出生证明和结婚证这样的官方文件呢?

不同的人可能对“无纸化”一词的含义有不同的定义。当我使用“无纸化”一词时，我的意思是我们维护一个有组织的数字文件柜，而不是将所有重要文件存储在一个物理文件柜中。

这并不意味着我们没有任何我们家里有纸。它只意味着我们以数字格式扫描、组织、存储文档并与之交互。以数字方式存储文档为我们节省了大量时间。它使我们更有条理。它还为我们的房子腾出了以前被文件柜和成堆的纸张占据的空间。

我们家里还有纸制品

对我来说，“无纸化”并不意味着我们不再保留任何纸张或与之互动。以下是一些我们家中仍有的纸质实物：

• 我有装满书的书架。我更喜欢阅读实体书籍和杂志，而不是数字书籍和杂志。
  
• 我也有笔记本，可以记下我的想法和想法，或者对演讲做笔记。在这种情况下，我更喜欢纸质的笔记，即使我以后会扫描这些笔记。
  
• 我保留了一些纸质纪念品或纪念品。这些可能是重要的信件或卡片，甚至是我们的孩子多年来精心挑选的艺术品。（组织纪念品的关键是为它们选择一定的空间，然后只保留适合该空间的空间。在这篇文章中，你可以学到更多关于整理情感物品的知识．)
  
• 我们有一个上锁的火炉，用来存放带有原始签名的重要文件或加盖公章的官方文件。这些文件包括结婚证、出生证、社会保险卡、护照和其他一些物品。取消这些类型的文件是不负责任的。

无纸化将我们从成堆的纸张中解放出来，并为我们在任何需要的时候访问文件提供了一个快速而有用的解决方案。但这并不会迫使我们在舒适或偏好的水平之外施加超级限制。

技术

3.我需要什么技术来实现无纸化？我需要投资一台昂贵的扫描仪吗？

十多年前，当我第一次实现无纸化并创建一个数字文件柜时，技术是一个巨大的障碍。幸运的是，从那时起，与无纸化相关的技术已经取得了长足的进步。

我们先来解决这个问题……

你不再需要一个大扫描器（富士通Scansnap、Doxie、爱普生等）来实现无纸化，并用一个数字文件柜组织起来！

当我第一次实现无纸化时，我的富士通扫描快照S1300i是我最好的朋友。对我来说，这是一项革命性的技术。我喜欢在每个星期天晚上的每周“处理”课程中设置它。正是这个工具让我走上了这条无纸化的道路。

事情发生了变化。我们是2016年搬进现在的房子的。从那时起，我信赖的富士通扫描就一直放在我的架子上。我已经5年没用过了。

我当前选择的“扫描仪”

在过去的几年里，手机摄像头和处理器已经发展到了如此之远，以至于完全没有必要拥有一台大型扫描仪。事实上，使用富士通Scansnap或其他大型扫描仪只会减慢无纸化进程。它也将提供较差的结果，使用我喜欢的手机扫描应用程序。

有了这个应用程序，我可以更快地处理文档，获得比使用大型昂贵扫描仪更好的图像。不仅不再需要大扫描器，它们实际上是一个障碍！

有几个人问我，他们是否需要一部智能手机（安卓和iOS都能很好地工作）来实施我们所教的策略简单无纸化．答案是肯定的。为了充分遵循我们在课程中教授的无纸化工作流程，智能手机和台式机或笔记本电脑都是必不可少的。

印象笔记

4.你为什么选择Evernote来存储你所有的数字文件？我可以改用其他平台（例如Microsoft OneNote）吗？

我是一名研究员。我喜欢工具、应用程序和技术。我喜欢学习各种节目的来龙去脉。在过去的10年中，我彻底探索了数十种数字文档存储选项，包括Microsoft OneNote、Concept、Bear、Dropbox、Google Drive、硬盘上的简单文件夹等。

经过我所有的研究和测试，我可以诚实地说，这些选项中没有一个符合Evernote的所有条件。Evernote有一个无与伦比的组合…

• 多平台和多设备支持
• 用户友好的视觉布局
• 强大的标签和组织功能
• 保存的搜索
• 高级搜索语法
• 支持OCR(光学字符识别)
• 还有更多!

Evernote无疑是数字文件柜中心的最佳解决方案。在简单无纸化，我详细介绍了如何使用Evernote并充分利用许多功能强大但鲜为人知的功能。

我们所教的无纸化过程简单无纸化是如此的围绕Evernote，这将是极其困难的过程，使用不同的平台。但我保证，我们会一步一步地告诉你你需要知道的一切!

如果你目前还不熟悉Evernote，请不要担心!艾比并不喜欢科技，一开始还被印象笔记吓到了。虽然一开始她还在犹豫是否要完全接受它，但现在她会告诉你，她严重依赖Evernote来保持自己的条理。她每天都用，一天好几次!你也可以去那里!

5.如果Evernote倒闭怎么办？如果我决定不再将我的文档（PDF格式）放在Evernote中，我可以把它们拿出来吗？

这是一个非常重要的问题。如果我们选择了一个存储我们所有文件的数字文件柜，然后那家公司倒闭，我们无法访问这些文件，那将是一场灾难。

幸运的是，出于以下几个原因，这不是我们需要担心的事情!

首先，我没有理由相信Evernote会倒闭。他们已经存在了很长一段时间，并且在太空领域已经领先了十多年。作为一家公司，他们在20世纪10年代中期经历了几年的停滞不前。但自2018年伊恩·斯莫尔（Ian Small）接任首席执行官以来，他们作为公司的持续创新和不断推出的新功能给我留下了深刻印象。

但是，即使最坏的情况发生了，Evernote倒闭或以某种方式丢失了我们的文件，我们仍然会没事，因为我们没有只有在Evernote中存储我们的文件。我们有一个多层备份系统，使我们能够在没有Evernote帮助的情况下访问和利用我们的文件。

我们已有的保障措施

Evernote允许我们备份所有文档，而且他们实际上已经增加了备份选项。

一旦我们决定了备份计划，就可以轻松导出Evernote数据。我们不仅可以从Evernote帐户导出PDF文件，还可以导出便笺标题、标签、便笺创建日期和其他重要信息。

除了备份PDF扫描文件，我们还每月导出并备份一个。enex文件，这是一个完整的XML格式的笔记和所有相应数据的导出。因此，我们有所有扫描文件的备份，而这个。enex文件将使我们很容易将我们的数字文件柜搬到一个新的系统，如果未来几年或几十年有必要的话。

如果我们愿意的话真的开始考虑最坏的情况，我甚至有备份的想法来保护您的文档不受禁用电子设备的EMP事件的影响！]

我知道备份和被“锁定到Evernote”是许多人的一大担忧。我刚开始的时候是给我的。幸运的是，有很多方法可以备份我们的数字文件柜，也可以备份这些备份！我们都用英语教简单无纸化．

不用上网使用Evernote

对于“云”类型的解决方案，另一个常见的担忧是在网络中断时访问文档。同样，我认为对印象笔记有一些误解。

Evernote提供了基于云的解决方案的许多优势(同步、多设备、服务器备份等)，但它不是一个纯粹的云解决方案。我的文件还保存在硬盘上。即使没有网络，我也能在几秒钟内在我的笔记本电脑上调出一份三年前的医疗账单。

当我在Evernote中设置了最佳设置后，我就可以在没有互联网连接的情况下访问任何我需要的东西。我甚至可以选择在Evernote中创建“仅限本地”的笔记本，以增加安全性和方便访问。

（我介绍了理想的Evernote设置，以及关于何时/如何在中使用仅本地笔记本电脑的更多详细信息简单无纸化．)

税

6.你如何处理你所有的税务文书工作？

艾比和我都是自营职业者，所以我们都知道税收会有多棘手！在我们家里，我负责为我们的个人和企业申报单组织税务文件。我还与我们的注册会计师进行协调。因此，从第一手经验中我知道，使用数字文件柜可以使这一过程更容易，而不是更困难。

当我全年收到与我们的税收相关的文件时，我能够将它们扫描到Evernote中并标记它们，这样我只需点击几下鼠标就可以把它们拉出来作为参考。我可以很容易地查看我们所有的税务文件，标记了任何一年。我可以在Evernote中保存多少年的文件是没有限制的，不像一个空间有限的物理文件柜。

如果我们的注册会计师在准备我们的报税表时要求提供某个文件或收据，我可以在几秒钟内从Evernote中快速发送他需要的信息。另一方面，我可以剪辑他通过电子邮件发送给我的任何信息，并将其标记在Evernote中，以便与其他相关税务信息一起存储。

我不必担心文件、电子邮件、收据或丢失一个物理文件夹。Evernote中的所有东西都在一起。

[我不是注册会计师，也不是税务专家，所以我不能给您个人的税务建议。你最好和熟悉你具体情况的税务专家谈一谈。

7.你怎么处理收据？您是否曾经遇到过这样的情况：您需要纸质收据或其他实物文件，但却再也没有了？

收据可以扫描和存储在印象笔记!在我们实现无纸化的10多年里，我只遇到过一次商店因为我的电子收据而对我发火的情况。

几年前在沃尔玛，我想退回几天前买的东西。我拿出手机，把扫描过的收据给客服柜台看。他们告诉我需要我提供收据原件。我礼貌地要求见经理。他把我扫描的收据上的交易ID输入他的电脑，允许我退货。

这是十多年来唯一一个我的电子收据被质疑的例子，他们最终让我不用费多大的劲就能办理退货手续。

幸运的是，这种情况越来越不常见了。交易细节几乎总是存储在公司的系统中。他们可以很容易地通过扫描的收据找到交易，有时甚至只是你用来购买的卡。

为了更安全起见，我通常会扫描并保留收据，以便在30天或60天的退货期结束之前购买更昂贵的商品。然后我丢弃或撕碎实物收据。但扫描后的副本将永久保留在我的记录中。

安全

8.如何确保敏感信息和文件不会落入坏人之手或易受黑客攻击?

当我们开始考虑无纸化时，许多人想确认的第一件事是，他们可以在以数字方式存储文件时保持隐私和安全。

作为一家主要使命是为客户最敏感的文档提供安全可靠的存储的公司，Evernote非常非常重视隐私和安全。

Evernote有一个专门的安全团队，其工作是最大程度地保护客户的文档，他们采取了非常好的措施来做到这一点。

• Evernote从不以明文形式存储用户的密码，而是加密的密码迭代，这样就不会被本不该访问密码的人看到。
  
• 用户的数据在传输过程中也会被加密(当数据被上传到云端或下载到用户的个人设备时)。
  
• Evernote还为其帐户提供了两种身份验证选项，确保未经邀请的人无法访问用户的个人信息。

比我们个人信息的来源点更安全

事实是，不管我们喜欢与否，我们所有的重要文档都已经在“云中”

当我们收到包含大量个人信息的W2或1099时，在我们收到它之前，该文件就已经在云计算中与原始公司一起了。当我们收到银行对账单或信用卡对账单时，无论我们是否愿意，该文档都在“云”中。或者当我们收到电费账单时，那份文件远在我们看到之前就已经存在电力公司的服务器上了。

在当今的数字时代，我们所有重要和敏感的文件都存储在与互联网相连的服务器上，不管我们是否愿意这样做。他们都很容易受到黑客的攻击。

Evernote采取的众多严格措施可能会使其安全标准高于用户文档的起点（公用事业公司、保险公司、工资单公司等），当我们知道如何在适当的安全措施下设置Evernote帐户时，我们的信息将是安全的。

9.您是否有Evernote文档的备份？

绝对的!正如我之前提到的，我每个月都会备份Evernote，其中包括一个.enex文件，可以让我很容易地过渡到一家新公司。

我也有我所有Evernote文档的PDF备份，因此我可以在各种程序中轻松打开它们。此外，我将所有文档的拇指驱动器备份转换到firebox中的安全外部位置。

这些多层备份确保了我所有的文件和文档在任何时候都是安全和可访问的。

简单无纸化

10如果我购买无纸家庭几年前，我还需要买吗简单无纸化?

早在2015年，我们就出版了一本小电子书+一些名为无纸家庭这本书介绍了我们当时使用的无纸化流程。Evernote发生了变化，技术也发生了变化，我们也停止了提供服务无纸家庭当它过时的时候。

我们的无纸化流程随着时间的推移而不断发展，我们了解了更多关于扫描、存储和备份信息的最佳方式，技术也有所改进，因此我们觉得是时候分享我们改进的流程了，以帮助那些希望进入无纸化生活方式或提升其生活水平的人。

不像无纸家庭,简单无纸化是一门成熟的视频课程。虽然主题——无纸化——仍然是一样的，简单无纸化包括最新信息和更多技术方面的帮助，包括设置Evernote、在应用程序中高效组织文档、创建安全备份等。我们没有回收信息--简单无纸化这是一门全新的、经过改进的课程，我们非常高兴今天能够将它推广到世界各地！

如果你已经实现了无纸化，并且对你的过程和工作流程感到满意，那么无论如何，继续使用对你有用的东西吧!

但如果你想精简流程，采用最新的技术和系统，简单无纸化能帮上忙!

我们去无纸化!

如果您对无纸化有疑问和/或犹豫，我希望这篇常见问题解答文章对您有所帮助！我知道无纸化的想法可能会让人不知所措（我一开始肯定是这么想的！），但是，消除纸张杂乱、易于访问以及我们最重要文档的高度安全性带来的回报和安心非常值得学习如何有效地实施无纸化流程！

你有一条我们开始无纸化旅行时没有的捷径！你不必从零开始，自己解决这个无纸化的问题。

十多年来，我们一直在努力完善无纸化流程，我们可以教会您如何一步一步地为自己设置无纸化流程。

如果简单无纸化这门课对你很有帮助，在这里注册获取它的最新更新，并密切关注它在一月份的发布时间！

非常感谢您的关注！祝您度过愉快的一天！